掌握 1 on 1 Meeting：有效溝通與職涯成長的秘訣
- 3 minutes read - 1320 words0. 什麼是 1 on 1 meeting
在進入主題前，讓我們簡單介紹一下 1 on 1 Meeting。顧名思義，1 on 1 是由主管（Manager 或 Leader）與員工一對一進行的會議。這類會議的目的是提供一個專屬、無干擾的時間進行深入交流，討論的範圍廣泛，包括但不限於工作項目、績效評估、職涯發展、面臨的挑戰，甚至是團隊合作中的摩擦等問題。
不同於例行的 Sync-up Meeting，1 on 1 提供了管理階層一個機會，可以在個人層面更加深入地了解團隊成員的需求與現況。
現在，讓我們正式來聊聊如何進行這類會議吧！
1. 對齊認知
第一步，先釐清這次會議的目的。1 on 1 Meeting 的主題包羅萬象，從我家的貓最近心情不好、個人職涯、或公司發展策略都能聊，所以對齊雙方對會議內容的認知尤為重要。
由於每間公司的文化不同，我沒辦法鐵口直斷的跟各位說 meeting 的用意，但以下幾個思考方向可以幫助你準備：
- 這次會議是週期性的嗎？若是，頻率如何？
- 是否接近升遷或加薪的時間點？這次會議是否需要針對自己的 contribution 進行整理？
- 團隊或公司近期是否發生了值得注意的事件，這是否可能是會議的原因？
可以跟同事打聽，或是直接和主管聊預期在 meeting 上討論的事項，確保雙方的認知一致，接下來才能進行的順利。
2. 聊些什麼
把握一個核心原則：少聊平常就能公開聊的，多聊只有 1 on 1 才能聊的。
每個人的時間都很寶貴，所以請避免在 1 on 1 時進行例行的工作進度報告，這應該在 Sync-up Meeting 中完成。
我在【半路出家軟體工程師在矽谷】的一篇文章中看到(連結見 Reference)，1 on 1 是與主管討論「尷尬話題」(awkward) 的好時機，例如：
- 職涯規劃：希望何時能升遷？目前能力是否達標？還有哪些地方需要加強？
- 項目表現：最近在管理專案或與同事合作中，是否有值得改善或特別表現突出的地方？
- 合作挑戰：最近和某同事合作起來不順利，一些技術選型上的爭執導致專案進度的問題，讓我感受到壓力
這些都是我實際在職場 1 on 1 討論過的話題。以誠懇和開放的態度提出問題，能幫助主管了解你的狀況，同時也能主管的建議和幫助。
3. 準備簡報或文件
公司如果有制式的 1 on 1 模板就直接使用，
沒有的話請一定要準備
沒有的話請一定要準備
沒有的話請一定要準備
很重要所以講三次，準備簡報不僅能展現你對會議的重視，還能藉此引導會議進行，讓溝通更具條理。
文件不一定要非常正式，簡單的 agenda 就很足夠了，重點在於提升會議的效率與效果。
4. 展現合理的企圖心
沒有主管會喜歡躺平的員工，如果有的話，除非你也想躺平，不然就快逃吧。 這裡的企圖心可以藉由比較間接或正向的方式展現，比如説：
(❌)真實想法: 明年該加薪了吧
(✅)表達方式: 我想晉升下一個職級還缺少什麼能力
(❌)真實想法: 目前工作挑戰性不足
(✅)表達方式: 在能力許可下想接手更多專案
(❌)真實想法: 團隊的工作方式效率很低
(✅)表達方式: 有一些優化流程的想法，或許能幫助團隊提升效率
在自己的需求和主管的資源中取得平衡，也是在展現企圖心時重要的考量。
5. 建立雙向的溝通
最後，別讓會議變成單方面的講述(不管是主管或你)。好的溝通應是雙向的，適時暫停並尋求回饋，確保議題討論充分。
若會議中尚有未解決的事項（TBD）或行動項目（Action Items），可以雙方達成共識後再約 1 on 1 round 2，千萬不要沒有建立好雙向溝通的情況下草草結束。